In de afgelopen periode hebben we de technische infrastructuur van Bitcare aangepast naar de nieuwste standaarden. Omdat we het erg belangrijk vinden dat onze software technisch bijblijft en de online veiligheid van Bitcare hierin de prioriteit heeft, controleren we elk jaar welke aspecten en onderdelen we kunnen updaten. 

Wat merk jij hiervan?

Deze technische update wordt uitgevoerd op zondag 25 oktober tussen 07.00 en 23.00 uur. Hierdoor is Bitcare op deze dag niet toegankelijk. Verder merk je eigenlijk niks van deze aanpassingen en hoef je geen actie te ondernemen. We vinden het echter van belang om je hierover te informeren, zodat je weet dat Bitcare voldoet aan de nieuwste technische standaarden én er alles aan doet om jouw data zo goed mogelijk te beveiligen.

Wat zijn de volgende plannen?

Het einde van 2020 staat voor de deur, dus we gaan hard aan de slag met de eindejaarsverwerking en de start van 2021. Voor de salarisverwerking implementeren we onder andere de wijzigingen die bekend zijn gemaakt op Prinsjesdag, zodat Bitcare op elk moment voldoet aan de meest actuele wet- en regelgeving. Ook denken wij altijd na over toekomstige aanpassingen en functies in de software om de kinderopvang zo optimaal mogelijk te blijven ondersteunen.

Kinderopvang het Kleine Prinsje stapte een paar jaar terug over van een handmatige administratie naar online kinderopvangsoftware. Dit verliep echter zo problematisch dat de administratief medewerkers afgelopen december letterlijk huilend achter de laptop zaten. “Dit kon niet langer zo doorgaan, dus ik ben gaan googlen naar andere aanbieders en kwam uit bij Bitcare. Ik was na de overstap echt flabbergasted, want alles in Bitcare klopt!”, vertelt Anja Prins, eigenaresse van het Kleine Prinsje, enthousiast.

De eerste flexibele opvang in Harlingen

Anja startte Kinderopvang het Kleine Prinsje in 2011 met slechts één pedagogisch medewerker: Anja zelf. Inmiddels, aan de vooravond van hun 10-jarig jubileum, is Het Kleine Prinsje uitgegroeid tot de grootste kinderopvang, gevestigd op één locatie, in de provincie Friesland. Oorspronkelijk komt Anja uit de zorg en in de jaren dat haar kinderen jong waren liep ze tegen de inflexibiliteit van de opvang aan: “Eigenlijk hadden ouders geen keuze en waren ze verplicht om vaste pakketten en koppeldagen af te nemen. Daardoor betaalde je voor uren die je eigenlijk niet nodig had”. Toen Anja een leegstaand pand tegen kwam vielen de puzzelstukjes op hun plek. Ze zei haar baan op en startte een flexibele opvang waar je per half uur opvang kan afnemen.  

Huilende medewerkers

Het Kleine Prinsje vangt nu 220 kinderen op en heeft 18 medewerkers in dienst. Binnenkort starten ze zelfs met een extra locatie. Om de administratie mee te kunnen laten groeien, het leidster-kind ratio te waarborgen en te kunnen voldoen aan de wetgeving stapten ze over naar een online systeem. “Voor we met Bitcare zijn gestart, zaten we bij een ander ouderportaal. Dit bleek echter veel te ingewikkeld. Er kon heel veel in dit pakket, maar eigenlijk was het té veel. Ook werkte niet alles zoals het moest en pas na jaren oefenen konden we er echt mee aan de slag.” De keuze voor het oorspronkelijke pakket bleek geen goede match met Het Kleine Prinsje: “Zowel ouders als medewerkers wisten niet meer hoe ze met de software om moesten gaan. Ik zat met huilende medewerkers die met z’n tweeën elke maand twee weken bezig waren om alle facturen na te kijken. Het was echt niet leuk.”

In twee maanden waren we online

“In december wist ik het zeker, toen ook de nieuwste administratief medewerker niet uit de voeten kon met het systeem, gaf ik er een klap op: we móesten over naar een nieuw systeem. Ondanks dat ik het zelf erg belangrijk vindt om loyaal te zijn aan een bestaande samenwerking”, vertelt Anja. “In het verleden had ik al eens een demo van Bitcare gehad, geen idee waarom ik toen niet voor dit pakket heb gekozen. Maar deze pakte ik er weer bij en ik belde met Koen, de manager van Bitcare, om onze situatie uit te leggen. En ik weet nog steeds niet hoe het kan, maar in januari waren we online. Ik ben nog steeds flabbergasted dat de overstap zo snel en soepel is verlopen”, zegt Anja.

Wil je weten hoe het verder verliep nadat Anja de keuze maakte voor Bitcare? Je leest het in deel 2.  

Benieuwd geworden naar Bitcare?

Overweeg jij ook de overstap naar een online softwaresysteem? We vertellen je graag vrijblijvend en zonder kosten over alle functionaliteiten van Bitcare. Dit kan zowel telefonisch als via een webinar van maximaal een uur. Hierna kun je de software 14 dagen lang gratis proberen. Zo weet je precies waar je aan begint als je kiest voor Bitcare. Mail naar info@bitcare.com  of bel 085 401 5151 (tussen 09.00 en 17.30 uur). We kijken uit naar je aanmelding!

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) stelt jaarlijks een subsidie beschikbaar voor bedrijven die een erkend leerbedrijf zijn en praktijk- of een werkleerplaats aanbieden aan studenten.  Omdat veel kinderopvangorganisaties te maken krijgen met de subsidieregeling Praktijkleren, hebben we alle informatie op een rij gezet.  

Wat is een BBL- of duaal-traject?

Als werkgever kun je een student begeleiden tijdens een praktijk- of werkleertraject. De student werkt dan vaak drie of vier dagen per week bij de werkgever en volgt op de andere dagen onderwijs. Voor studenten uit het mbo spreek je in deze situatie van een BBL-traject. Dit is een afkorting voor Beroeps Begeleidende Leerweg. Bij studenten op het hbo noem je dit een duaal-traject.

Geen stagiair, maar een medewerker

Een BBL- of duaal-student tekent, in tegenstelling tot een stagiair, een arbeidsovereenkomst met de werkgever en heeft daarom de juridische status van medewerker. Hij heeft daarom geen recht op studiefinanciering of een OV-jaarkaart, maar krijgt wel salaris conform de geldende CAO-schalen uitbetaald. Indien de CAO ontbreekt ontvangt de student minimaal het wettelijk minimumloon.  

Subsidieregeling Praktijkleren

Als werkgever kun je voor de begeleiding van een student in aanmerking komen voor de subsidieregeling Praktijkleren. Dit is een tegemoetkoming in de gemaakte kosten van maximaal €2700,- per student per schooljaar. De hoogte is afhankelijk van het aantal weken begeleiding dat de student heeft gekregen. Er is door het kabinet besloten dat de weken tussen 16 maart en 19 mei waarin kinderdagverblijven gedwongen moesten sluiten in verband met de coronamaatregelen niet in mindering worden gebracht op de subsidie.  

Let op, de subsidiepot voor studenten in een BBL-traject is bijna 50 keer zo hoog als de pot voor duaal-studenten. Zijn er meer aanvragen gedaan dan er beschikbaar is in de subsidiepot, dan wordt de subsidie verdeeld en per aanvrager verlaagd. Het is niet zo dat wie het eerst komt, die het eerst maalt. Het is echter wel verstandig op tijd te beginnen met de aanvraag.  

Begin op tijd met de aanvraag

De subsidie vraag je als werkgever na afloop van het traject aan via het e-loket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Voor het schooljaar 2019 – 2020 kun je de aanvraag indienen van 1 juli 9.00 uur tot en met 16 september 17.00 uur. Wacht niet tot het laatste moment en zorg dat je op tijd eHerkenning aanvraagt. Deze aanvraag neemt namelijk 2 tot 7 werkdagen in beslag. Uiterlijk 13 weken na de sluitingsdatum ontvang je de beslissing rondom de aanvraag. Als je te laat bent met de aanvraag, dan kun je geen aanspraak meer maken op de regeling.

Hier lees je precies welke gegevens je nodig hebt voor de aanvraag.  

Voorwaarden subsidieregeling Praktijkleren

Om in aanmerking te komen voor de subsidie moet je als werkgever geregistreerd staan als erkend leerbedrijf en aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden wisselen per type onderwijs. Voor zowel mbo als hbo is het belangrijk dat er een ondertekende praktijkleerovereenkomst met de onderwijsinstelling aanwezig is in het (online) personeelsdossier. Mbo-studenten moeten een minimaal aantal uren gewerkt hebben en bij hbo studenten is het van belang dat de opleiding geregistreerd staat in het Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs (CROHO).

Bekijk alle voorwaarden.  

Ontdek de producten en diensten van Bitcare

Bitcare levert de meest complete software en diensten voor jouw kinderopvang. Regel eenvoudig en papierloos de administratie van zowel kinderen als medewerkers op één plek. Ben je op zoek naar een online oplossing die je grip en realtime inzicht geeft in de administratie en/of oudercommunicatie? Bitcare maakt deze processen simpel, snel en efficiënt. Bekijk onze producten Bekijk onze diensten.

Eigenaresse Hanna Holman startte in 1987 met een particuliere babyopvang in Almere. Al snel kwamen er een dreumes- en een peutergroep bij en na verloop van tijd ook een BSO. Hanna heeft als ondernemer door de jaren heen risico’s durven te nemen. Allereerst door te starten met een particuliere opvang in een tijd dat dit normaal geregeld werd door de gemeente. Maar ook door in de crisisjaren te blijven investeren in de opvang en zelfs een nieuw pand te bouwen. Vandaag de dag staat ze voor de uitdaging van modernisering en digitalisering. Een uitdaging die ze aandurfde met Bitcare.  

Nooit meer zoeken naar documenten

De overstap van papier naar kinderopvangsoftware is voor de bedrijfsvoering van Kinderopvang Hanna Holman echt een vooruitgang. “Ik heb bijvoorbeeld geen zorgen meer rondom het aanleveren van de bestanden aan de Belastingdienst. “Een ander groot voordeel is dat alle documenten en gegevens op elk moment te raadplegen zijn, zoals de rapporten voor de GGZ”, vertelt Hanna. Dit betekent dat als ik er niet ben, ook een andere medewerker overal bij kan. Ik kan nu dus écht met een gerust hart op vakantie, want ik weet dat alles goed geregeld is!”

Meer ouderbetrokkenheid

“Ouders hebben via de Bitcare Ouder App op elk moment toegang tot de gegevens van hun kind. Tijdens de pauze op hun werk kunnen ze even kijken wat hun kindje heeft gedaan die dag. Ook kunnen ze de facturen en de nieuwsbrief inzien”, vertelt Hanna. “We merken dat deze manier van communiceren, in vergelijking met het schriftjessysteem dat we eerst hadden, heeft geleid tot meer ouderbetrokkenheid. De ouders van nu hebben het altijd druk, en via de app zijn ze toch altijd op de hoogte. Dat merk je ook aan nieuwe ouders die hun kindje willen plaatsen bij ons. Die zien het gebruik van Bitcare altijd als een voordeel.”

Echt van deze tijd

“Bitcare is de meest eenvoudige totaaloplossing. Het is vooral een erg duidelijk en gebruiksvriendelijk systeem.” Het fijne is dat alles dat besproken en afgesproken wordt zwart op wit in het systeem staat. Het is echt van deze tijd, en dat is wel erg gaaf”, geeft Hanna aan. “Ik ben echter zelf geen computerliefhebber. Als er bijvoorbeeld iets niet lukt of verandert in de software, of ik maak een klein foutje, dan kan ik snel in paniek raken. Als dit gebeurt dan bel ik altijd even met het supportteam. Ik wordt dan heel fijn en snel geholpen. De hulp en ondersteuning vanuit Bitcare is als klant een enorm pluspunt!”

Benieuwd geworden naar Bitcare?

Overweeg jij ook de overstap naar een softwaresysteem? We vertellen je graag vrijblijvend en zonder kosten over alle functionaliteiten van Bitcare. Dit kan zowel telefonisch als via een webinar van maximaal een uur. Hierna kun je de software 14 dagen lang gratis proberen. Zo weet je precies waar je aan begint als je kiest voor Bitcare. Mail naar info@bitcare.com of bel 085 401 5151 (tussen 09.00 en 17.30 uur). We kijken uit naar je aanmelding!  

Lees ook:

• Na jaren van administratie op papier koos Hanna voor digitalisering
• Hoe verloop de overstap van papier naar Bitcare voor Hanna

Kinderdagverblijf Hanna Holman uit Almere-Haven heeft al ruim 30 jaar ervaring in de kinderopvang. Sinds twee jaar werken zij met de software van Bitcare voor de kindplanning, maandelijkse aanlevering en facturatie naar de ouders. De stap naar het digitaliseren van de bedrijfsvoering was voor hen, na jaren van administratie op papier, een logische. Alleen het zetten van de uiteindelijke stap van papier naar online én het vinden van het juiste softwarepakket had wat voeten in de aarde.  

Pionier in de kinderopvang

Hanna Holman heeft al heel wat voetstappen staan in de wereld van de kinderopvang. In een tijd dat er voornamelijk nog opvang werd aangeboden vanuit de gemeente startte zij in 1987, samen met haar man Richard, een babyopvang op particuliere basis. “Het liep in het begin helemaal niet. Ouders hadden gezond wantrouwen, want een kinderopvang op particuliere basis bestond nog bijna niet.” Hanna Holman startte echter gelijk met een professionele aanpak door verpleegkundigen in dienst te nemen. Hiermee kreeg ze al vrij snel een goede naam in de omgeving en kreeg de opvang steeds meer aanmeldingen.  

Ouders en kinderen wilden blijven

Slechts drie jaar na de start is de babyopvang van Hanna en haar man zo gegroeid dat ze moeten verhuizen. Tegelijkertijd werd er ook een dreumesgroep opgestart: “Zowel ouders als kinderen gaven aan dat ze het zó fijn bij ons vonden, dat ze ook na de babyleeftijd wilden blijven”, vertelt Hanna. In 1994 volgde de opstart van een peutergroep en sinds 1998 verzorgen ze ook de buitenschoolse opvang (BSO) voor kinderen in de basisschoolleeftijd.

Moderniseren van de administratie

In al die jaren doen Hanna en haar man Richard de administratie op papier en met de hand. “Op kantoor maakten we facturen, stuurden we brieven en printten we affiches. We waren niet zo dol op de computer en van het idee om de administratie te moderniseren gingen onze haren omhoog staan. Dat was echt een operatie waar we niet naar uit keken”, vertelt Hanna. Uiteindelijk kozen ze er toch voor om de administratie te regelen met software van Exact Online. Dit heeft hen geholpen om meer orde op zaken te krijgen. In deze periode werd Richard helaas ernstig ziek en bleef de keuze voor het digitaliseren van de verdere bedrijfsvoering liggen.  

Kopzorgen rondom belastingdienst

Hanna blijft in de jaren daarna tegen administratieve problemen aanlopen: “Elk jaar was het weer een vreselijke kopzorg om bestanden aan te leveren bij de belastingdienst”, legt Hanna uit. Digitalisering zou hier een goede oplossing voor kunnen zijn. “Maar ik was tot nu toe nooit software tegengekomen die me écht aansprak”, zegt Hanna. Toen Hanna hierover sprak met kinderopvang Kiki Nous in Almere vroeg ze aan hen advies: ‘Hoe doen jullie dat nou?’  Zij bleken te werken met de software van Bitcare.  

Vol vertrouwen kiezen voor Bitcare

Door de aanbeveling van Kiki Nous besloot Hanna om een afspraak te maken met Bitcare: “Samen met mijn jongste zoon, die de administratieve taken van zijn vader had overgenomen na zijn overlijden, ging ik langs voor een demonstratie. Ik vind het heel belangrijk om het gezicht achter het product te kennen en niet alleen iemand te spreken via mail of telefoon. Het contact met Bitcare manager Koen voelde gelukkig meteen heel goed. En toen ook mijn zoon na afloop over de software zei ‘Dit ziet er wel goed uit, mam‘, durfde ik de keuze voor Bitcare te maken. Ik had, ondanks dat ik een digibeet ben, echt vertrouwen in de overstap van papier naar Bitcare.”

Herken jij je in het verhaal van Hanna?

“Twee jaar terug was ik, Koen van Schie, degene die Hanna de demonstratie van Bitcare gaf. Inmiddels werkt Hanna naar volle tevredenheid met de software van Bitcare. We hebben nog regelmatig contact met elkaar, en ik vind het ontzettend mooi om te zien hoe de software van Bitcare haar allerlei zorgen uit handen neemt. Dit gun ik elk kinderdagverblijf! Overweeg jij ook de overstap naar een softwaresysteem? Ik vertel je graag vrijblijvend en zonder kosten over alle functionaliteiten van Bitcare. Dit kan zowel telefonisch als via een webinar van maximaal een uur. Ik kijk uit naar je aanmelding!”  

Lees ook:

• Hoe verliep de overstap van papier naar Bitcare voor Hanna?
• Hanna Holman is blij met de stap van papier naar online