Hoe verliep de overstap van papier naar Bitcare voor Hanna?

Hanna Holman

Kinderdagverblijf Hanna Holman uit Almere-Haven maakte na 30 jaar de overstap van papier naar digitaal. Als digibeet zag eigenaresse Hanna Holman in eerste instantie door de bomen het bos niet meer: “Er is zoveel keuze, maar ik was nog geen software tegengekomen die me écht aansprak”, vertelt ze. Bij Bitcare voelde het echter als thuiskomen. Daarom koos ze vol vertrouwen voor de kinderopvangsoftware bij Bitcare!

Voelt als familie

Tijdens de eerste demonstratie werd Hanna, door Bitcare manager Koen, ingelicht over alle functionaliteiten in de software en de diensten die Bitcare aanbied. “Ik had met Koen direct een fijne klik. Maar ook met de andere Bitcare medewerkers voelde het als een soort familie”, vertelt Hanna. “Na de definitieve keuze voor Bitcare waren we binnen twee maanden overgestapt. Bitcare heeft het importeren van gegevens uit alle andere systemen voor ons geregeld. Super fijn! De training rondom het factureren kon ik samen met onze boekhouder volgen, zodat we meteen goed van start konden”. 

Trots op mijn team

De start met Bitcare voor de medewerkers van Hanna Holman verliep positief, maar niet vlekkeloos. “Het team had natuurlijk nog nooit met software gewerkt op de opvang”, vertelt Hanna over de volgende stap in het de opstart. “We hebben als team de training gevolgd over het gebruik van de software en de apps. In het begin liepen we nog wel tegen wat vragen aan. In dit soort situaties konden we altijd terecht bij het supportteam van Bitcare en werden we elke keer snel geholpen. Ook hebben medewerkers elkaar onderling geholpen om Bitcare onder de knie te krijgen. Achteraf gezien ben ik echt heel trots op mijn team. Ze zijn heel goed omgegaan met deze toch wel grote verandering!”

Ouders zijn onder de indruk

“De ouders op de opvang zijn erg onder de indruk van Bitcare. In het verleden werkten we met een schriftjessysteem, om ouders te informeren over hun kind. Dit kostte zóveel tijd! Tijd die de leidsters beter in de kinderen en de groep kunnen stoppen. Ook schreven er op een gegeven moment helaas nog maar een handjevol ouders terug. Ouders hebben het tegenwoordig namelijk altijd druk. Met Bitcare kunnen ze, op het moment dat het hen uitkomt, alle informatie over hun kinderen inzien maar ook de facturen en de nieuwsbrief doornemen”, vertelt Hanna. 

Aan de slag met Bitcare

“In de opstartfase met Bitcare hebben de medewerkers zich enorm ingezet om zich de software eigen te maken. Doordat Bitcare goede support op maat levert, werden medewerkers er al snel steeds handiger mee. Ook de ouders hebben de overgang van schriftjes, posters en brieven naar een digitale app goed ontvangen. Zij kunnen nu alles op één online plek terugvinden”, geeft Hanna aan als ze terugkijkt. “Nu de opstart is geweest kijken, we er naar uit om verder aan de slag te gaan met Bitcare!”

Heb je ook interesse om de overstap van papier naar digitaal te maken?

“Het digitaliseren en versimpelen van de administratie op de opvang brengt ontzettend veel voordelen met zich mee. De overstap is echter een fase waar waar veel kinderopvangorganisatie tegenop hikken. Dat begrijp ik heel goed, maar dit hoeft helemaal geen obstakel te zijn”, vertelt Koen, manager bij Bitcare. “Vanuit Bitcare kunnen we ondersteunen bij de import en het overzetten van de gegevens. Ook verzorgen wij een uitgebreide training rondom het gebruik van de software en staan we altijd klaar om vragen te beantwoorden. Ik gun dan ook elk kinderdagverblijf zo’n soepele overgang als Hanna Holman!”, aldus Koen.

“Overweeg jij ook de overstap naar een softwaresysteem? Ik vertel je graag vrijblijvend en zonder kosten over alle functionaliteiten van Bitcare. Dit kan zowel telefonisch als via een webinar van maximaal een uur. Ik kijk uit naar je aanmelding!” 

Benieuwd hoe Hanna Holman de keuze voor Bitcare heeft gemaakt? Je leest het in deel 1 van deze blogserie. 

In deel 3 van deze blogserie vertelt Hanna Holman hoe ze het werken met Bitcare in de praktijk ervaart. Is dit net zo positief als het verloop van de opstart?