‘Flabbergasted’ door de overstap naar Bitcare

Het kleine prinsje

Zes jaar terug stapte Kinderopvang het Kleine Prinsje over van een handmatige administratie naar online kinderopvangsoftware. Dit verliep echter zo problematisch dat de administratief medewerkers afgelopen december letterlijk huilend achter de laptop zaten. “Dit kon niet langer zo doorgaan, dus ik ben gaan googlen naar andere aanbieders en kwam uit bij Bitcare. Ik was na de overstap echt flabbergasted, want alles in Bitcare klopt!”, vertelt Anja Prins, eigenaresse van het Kleine Prinsje, enthousiast.

De eerste flexibele opvang in Harlingen

Anja startte Kinderopvang het Kleine Prinsje in 2011 met slechts één pedagogisch medewerker: Anja zelf. Inmiddels, aan de vooravond van hun 10-jarig jubileum, is Het Kleine Prinsje uitgegroeid tot de grootste kinderopvang, gevestigd op één locatie, in de provincie Friesland. Oorspronkelijk komt Anja uit de zorg en in de jaren dat haar kinderen jong waren liep ze tegen de inflexibiliteit van de opvang aan: “Eigenlijk hadden ouders geen keuze en waren ze verplicht om vaste pakketten en koppeldagen af te nemen. Daardoor betaalde je voor uren die je eigenlijk niet nodig had”. Toen Anja een leegstaand pand tegen kwam vielen de puzzelstukjes op hun plek. Ze zei haar baan op en startte een flexibele opvang waar je per half uur opvang kan afnemen. 

Huilende medewerkers

Het Kleine Prinsje vangt nu 220 kinderen op en heeft 18 medewerkers in dienst. Binnenkort starten ze zelfs met een extra locatie. Om de administratie mee te kunnen laten groeien, het leidster-kind ratio te waarborgen en te kunnen voldoen aan de wetgeving stapten ze over naar een online systeem. “Voor we met Bitcare zijn gestart, zaten we bij een ander ouderportaal. Dit bleek echter veel te ingewikkeld. Er kon heel veel in dit pakket, maar eigenlijk was het té veel. Ook werkte niet alles zoals het moest en pas na jaren oefenen konden we er echt mee aan de slag.” De keuze voor het oorspronkelijke pakket bleek geen goede match met Het Kleine Prinsje: “Zowel ouders als medewerkers wisten niet meer hoe ze met de software om moesten gaan. Ik zat met huilende medewerkers die met z’n tweeën elke maand twee weken bezig waren om alle facturen na te kijken. Het was echt niet leuk.

In twee maanden waren we online

“In december wist ik het zeker, toen ook de nieuwste administratief medewerker niet uit de voeten kon met het systeem, gaf ik er een klap op: we móesten over naar een nieuw systeem. Ondanks dat ik het zelf erg belangrijk vindt om loyaal te zijn aan een bestaande samenwerking”, vertelt Anja. “In het verleden had ik al eens een demo van Bitcare gehad, geen idee waarom ik toen niet voor dit pakket heb gekozen. Maar deze pakte ik er weer bij en ik belde met Koen, de manager van Bitcare, om onze situatie uit te leggen. En ik weet nog steeds niet hoe het kan, maar in januari waren we online. Ik ben nog steeds flabbergasted dat de overstap zo snel en soepel is verlopen”, zegt Anja.

Wil je weten hoe het verder verliep nadat Anja de keuze maakte voor Bitcare? Je leest het in deel 2. 

Benieuwd geworden naar Bitcare?

Overweeg jij ook de overstap naar een online softwaresysteem? We vertellen je graag vrijblijvend en zonder kosten over alle functionaliteiten van Bitcare. Dit kan zowel telefonisch als via een webinar van maximaal een uur. Hierna kun je de software 14 dagen lang gratis proberen. Zo weet je precies waar je aan begint als je kiest voor Bitcare. Mail naar info@bitcare.com of bel 085 401 5151 (tussen 09.00 en 17.30 uur). We kijken uit naar je aanmelding!