Na jaren van administratie op papier, koos Hanna voor digitalisering

Hanna Holman

Kinderdagverblijf Hanna Holman uit Almere-Haven heeft al ruim 30 jaar ervaring in de kinderopvang. Sinds december 2018 werken zij met de software van Bitcare voor de kindplanning, maandelijkse aanlevering en facturatie naar de ouders. De stap naar het digitaliseren van de bedrijfsvoering was voor hen, na jaren van administratie op papier, een logische. Alleen het zetten van de uiteindelijke stap van papier naar online én het vinden van het juiste softwarepakket had wat voeten in de aarde. Eigenaresse Hanna Holman deelt hier haar verhaal.

Pionier in de kinderopvang

Hanna Holman heeft al heel wat voetstappen staan in de wereld van de kinderopvang. In een tijd dat er voornamelijk nog opvang werd aangeboden vanuit de Gemeente startte zij in 1987, samen met haar man Richard, een babyopvang op particuliere basis. “Het liep in het begin helemaal niet. Ouders hadden gezond wantrouwen, want een kinderopvang op particuliere basis bestond nog bijna niet.” Hanna Holman startte echter gelijk met een professionele aanpak door verpleegkundigen in dienst te nemen. Hiermee kregen ze al vrij snel een goede naam in de omgeving en ging de opvang steeds meer aanmeldingen. 

Ouders en kinderen wilden blijven

Slechts drie jaar later is de babyopvang van Hanna en haar man zo gegroeid dat ze moeten verhuizen. Tegelijkertijd werd er ook een dreumesgroep opgestart: “Zowel ouders als kinderen gaven aan dat ze het zó fijn bij ons vonden, dat ze ook na de babyleeftijd wilden blijven”, vertelt Hanna. In 1994 volgde een peutergroep en sinds 1998 verzorgen ze ook de buitenschoolse opvang (BSO) voor kinderen in de basisschoolleeftijd.

Moderniseren van de administratie

In al die jaren doen Hanna en haar man Richard de administratie op papier en met de hand. “Op kantoor maakten we de facturen, stuurden we brieven en printten we affiches. We waren niet zo dol op de computer en van het idee om de administratie te moderniseren gingen onze haren omhoog staan. Dat was echt een operatie waar we niet naar uit keken”, vertelt Hanna. Uiteindelijk kozen ze er toch voor om de administratie te regelen met software van Exact Online. Dit heeft hen geholpen om meer orde op zaken te krijgen. In deze periode werd Richard helaas ernstig ziek en bleef de keuze voor het digitaliseren van de verdere bedrijfsvoering liggen. 

Kopzorgen rondom belastingdienst

Hanna blijft in de jaren daarna tegen administratieve problemen aanlopen: “Elk jaar was het weer een vreselijke kopzorg om bestanden aan te leveren bij de belastingdienst”, legt Hanna uit. Digitaliseren zou hier een goede oplossing voor kunnen zijn. “Ik was tot nu toe echter nog nooit software tegengekomen die me echt aansprak”, zegt Hanna. Toen Hanna hierover sprak met kinderopvang Kiki Nous in Almere vroeg ze aan hen advies: ‘Hoe doen jullie dat nou? Zij bleken te werken met de software van Bitcare. 

Vol vertrouwen kiezen voor Bitcare

Door de aanbeveling van Kiki Nous besloot Hanna om een afspraak te maken met Bitcare: “Samen met mijn jongste zoon, die de administratieve taken van zijn vader had overgenomen na zijn overlijden, ging ik langs voor een demonstratie. Ik vind het heel belangrijk om het gezicht achter het product te kennen en niet alleen iemand te spreken via mail of telefoon. Het contact met Bitcare manager Koen voelde gelukkig meteen heel goed. En toen ook mijn zoon na afloop over de software zei ‘Dit ziet er wel goed uit, mam‘, durfde ik de keuze voor Bitcare te maken. Ik had, ondanks dat ik een digibeet ben, echt vertrouwen in de overstap van papier naar Bitcare”, aldus Hanna. 

Herken jij je in het verhaal van Hanna?

“Twee jaar terug was ik, Koen van Schie, degene die Hanna de demonstratie van Bitcare gaf. Inmiddels werkt Hanna al sinds 2018 naar volle tevredenheid met de software van Bitcare. We hebben nog regelmatig contact met elkaar, en ik vind het ontzettend mooi om te zien hoe de software van Bitcare haar allerlei zorgen uit handen neemt. Dit gun ik elk kinderdagverblijf! Overweeg jij ook de overstap naar een softwaresysteem? Ik vertel je graag vrijblijvend en zonder kosten over alle functionaliteiten van Bitcare. Dit kan zowel telefonisch als via een webinar van maximaal een uur. Ik kijk uit naar je aanmelding!” 

In deel 2 van deze blogserie vertelt Hanna Holman of ze nog steeds blij is met haar keuze en hoe de overstap van papier naar Bitcare is verlopen. 

In deel 3 van deze blogserie vertelt Hanna Holman hoe ze het werken met Bitcare in de praktijk ervaart. Is dit net zo positief als het verloop van de opstart?