Wij gaan ervan uit dat je de medewerkers reeds hebt geïnformeerd over de besluiten die jullie genomen hebben binnen het bedrijf en wat dit voor ze betekent. Wees eerlijk en open. Blijf vooral goed communiceren en sta open voor alle vragen vanuit de medewerkers. Medewerkers kunnen ongerust zijn en zich zorgen maken over hun baan en gezondheid. Inmiddels hebben de eerste vragen ons bereikt en hebben wij de volgende HR adviezen voor je:

1. Heb je geen of veel minder werk voor de medewerkers?
Als de werkzaamheden terugvallen voor de medewerkers, vraag of ze verlof/atv willen opnemen. Wij adviseren je om dit schriftelijk vast te leggen met de goedkeuring van de medewerker in het personeelsdossier in Bitcare. Zo voorkom je problemen.

2. Hebben medewerkers verlof opgenomen in de komende periode?

Als jouw medewerkers in de komende periode verlof hebben opgenomen, dan is de kans groot dat de geplande vakantie of het uitstapje geannuleerd is. Kunnen jouw werknemers zomaar hun goedgekeurde verlofverzoeken of vakantiedagen intrekken? Of moeten deze opgenomen worden?

In deze situatie is er wettelijk niets bepaald en zijn er eigenlijk twee opties waaruit je uit kunt kiezen. De keuze is sterk afhankelijk van de situatie waar jij je als werkgever in bevindt:

Optie 1:  Er is genoeg werk, dus als de werknemer wil komen is hij of zij welkom. Je bent sociaal naar de werknemer toe en in dit geval kies je ervoor het verlofverzoek te annuleren of terug te trekken.

Optie 2:  Er is minder werk vanwege de situatie rondom het coronavirus. Als werkgever zal je dan toch de balans op moeten maken. Uiteindelijk wil je namelijk niet dat als de situatie rondom het coronavirus voorbij is iedereen tegelijkertijd verlof opneemt, terwijl er dan weer genoeg werk is. In dit geval staat het gegeven: opgenomen is opgenomen. Dat de vakantie of het uitstapje geannuleerd is, is het eigen risico van de werknemer. Er is op dit moment sprake van overmacht voor zowel de werknemer als de werkgever.

3. Krijgen de medewerkers reiskosten?
Zet dan de reiskosten stop vanaf het moment dat ze niet meer gewerkt hebben. In Bitcare ga je naar een medewerker > vervolgens ga je naar het tabblad ‘arbeidsrelatie’ > hier kies je bij de betreffende afspraak voor ‘huidige afspraak aanpassen’ > geef een einddatum in, bijvoorbeeld 14 maart 2020.

4. Wil je de ‘corona afwezigheid’ van de medewerkers vastleggen?
Gebruik hiervoor het verloftype ‘bijzonder verlof’. De medewerkers kunnen je helpen door dit zelf aan te vragen.

Voorbeeld: Een medewerker werkt normaal 8 uur per dag, maar omdat er veel minder werk is, werkt de medewerker nu 5 uur per dag. De medewerker vraagt in de Bitcare medewerker app bijzonder verlof aan, waarbij je verzoekt om in het notitie veld aan te geven dat het ‘werkvermindering ivm corona’ betreft.

Je kunt er ook voor kiezen om het bijzonder verlof zelf voor de medewerkers in te voeren. Je gaat hiervoor naar de medewerker, tabblad ‘activiteiten’ > je kiest voor de palmboom en kiest voor verlof — overige > voer dan de datum en uren in zoals in onderstaande afbeelding:

5. Zet indien mogelijk de openbaar vervoer abonnementen stop
Heb je medewerkers met een abonnement op het openbaar vervoer? Dan is het raadzaam om na te gaan of er lopende abonnementen stopgezet moeten worden.

6. Het afhandelen van minder gewerkte uren
Doordat er minder kinderen worden opgevangen zal er ook minder werk zijn voor jouw medewerkers. Wanneer je de uren afhandeling via Bitcare doet, dien je wekelijks aan te geven wat je wilt met minder of meer gewerkte uren. Indien iemand een vast aantal uur op contract heeft, kun je de minder gewerkte uren afhandelen als ‘Vervallen’. Hierdoor blijft de uren afhandeling correct en worden nog steeds de juiste salarissen uitbetaald.

7. Wil je de betaling van de loonbelasting uitstellen naar een latere datum?
Je kunt een verzoek bij de belastingdienst indienen om je loonbelasting en sociale zekerheidspremies later te betalen. Je kunt ook uitstel aanvragen van IB, VPB en OB.

Lees verder over  ‘Uitstel van betaling van de loonbelasting en sociale zekerheidspremies’.

Bekijk ook al ons andere coronanieuws.

Het coronavirus verspreid zich inmiddels razendsnel, steeds meer mensen raken besmet en de overheid legt steeds verdergaande maatregelen op. Wat betekent dit voor jouw werknemers en waar hebben zij recht op?  

Thuiswerken
Vanuit de overheid wordt geadviseerd om tot 6 april thuis te werken. Een werknemer die thuis kan werken moet door de werkgever hierin gefaciliteerd worden en mag niet gedwongen worden om naar het werk te komen. Niet noodzakelijke zakenreizen en meetings die niet online gehouden kunnen worden, moeten worden uitgesteld. Alleen voor werknemers in  cruciale beroepen of vitale processen  gelden andere regels.

Veilige werkplek
Als er niet thuis gewerkt kan worden dan gelden de regels van de Arbowet: zowel de werkgever als de werknemer zijn verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Hierbij moeten nu de extra maatregelen genomen worden om besmetting met het coronavirus te voorkomen, zoals  handen wassen, thuis blijven bij gezondheidsklachten en niezen in de elleboog. De meest actuele informatie rondom de maatregelen vind je op de website van het RIVM.

Salaris doorbetalen
Als de werknemer ziek is door het coronavirus moet de werkgever, in principe, het loon doorbetalen. Dit geldt in de meeste gevallen ook als een werknemer thuis is op advies van het RIVM om andere personen niet te besmetten.

Privacy
De  Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG / GDPR) blijft, ondanks het coronavirus, van kracht. Dit betekent dat er niks vastgelegd mag worden rondom gezondheidsgegeven van de werknemer. Hier mag ook niet naar gevraagd worden vanuit de werkgever. Bij het vermoeden dat iemand besmet is met het coronavirus mag wel de bedrijfsarts worden ingeschakeld.

Lees meer over ‘Recht op privacy tijdens de coronavirus pandemie’.

Bekijk ook al ons andere coronanieuws.

Wat doet Bitcare voor je?

1. Bitcare is een online oplossing en blijft 100% beschikbaar. Dat betekent dat je erop kunt vertrouwen dat onze software blijft werken.
2. Voor support zijn wij 24/7 bereikbaar via help@bitcare.com. Als het niet anders kan, dan kun je ons ook bellen via 085 401 5151 van 09.00 — 17.30 uur.
3. Heb je de salarisadministratie bij ons uitbesteed? Ons Full Service Team zal de salarissen verwerken zoals je dat van ons gewend bent. Heb je vragen over de salarisverwerking dan is ons team te bereiken via  salaris@bitcare.com.
4. Wanneer jullie zelf de salarisadministratie voeren met Humanwave en de salarisadministrateur is ziek geworden dan kunnen wij de salarisadministratie — in principe — van jullie overnemen. Wanneer dit aan de orde is, stuur ons gerust een  e-mail. Wij nemen dan contact met je op. Wil je ons op voorhand laten weten dat wij bij ziekte de salarisadministratie moeten overnemen, stuur ons dan ook een  e-mail.
5. Heb je arbeidsrechtelijke vragen voor onze jurist of advocaat dan kun je Erica of Carola bereiken via advies@bitcare.com. Voor de goede orde, dit is een betaalde dienstverlening die niet onder support valt.
6. Fysieke afspraken vinden tot nader order niet plaats, wij doen alles online de komende tijd. Reeds gemaakte afspraken verplaatsen we alleen als het echt niet anders kan.

Bekijk ook al ons andere coronanieuws.