Zeven praktische HR-tips rondom het coronavirus

Wij gaan ervan uit dat je de medewerkers reeds hebt geïnformeerd over de besluiten die jullie genomen hebben binnen het bedrijf en wat dit voor ze betekent. Wees eerlijk en open. Blijf vooral goed communiceren en sta open voor alle vragen vanuit de medewerkers. Medewerkers kunnen ongerust zijn en zich zorgen maken over hun baan en gezondheid. Inmiddels hebben de eerste vragen ons bereikt en hebben wij de volgende HR adviezen voor je:

1. Heb je geen of veel minder werk voor de medewerkers?
Als de werkzaamheden terugvallen voor de medewerkers, vraag of ze verlof/atv willen opnemen. Wij adviseren je om dit schriftelijk vast te leggen met de goedkeuring van de medewerker in het personeelsdossier in Bitcare. Zo voorkom je problemen.

2. Hebben medewerkers verlof opgenomen in de komende periode?

Als jouw medewerkers in de komende periode verlof hebben opgenomen, dan is de kans groot dat de geplande vakantie of het uitstapje geannuleerd is. Kunnen jouw werknemers zomaar hun goedgekeurde verlofverzoeken of vakantiedagen intrekken? Of moeten deze opgenomen worden?

In deze situatie is er wettelijk niets bepaald en zijn er eigenlijk twee opties waaruit je uit kunt kiezen. De keuze is sterk afhankelijk van de situatie waar jij je als werkgever in bevindt:

Optie 1:  Er is genoeg werk, dus als de werknemer wil komen is hij of zij welkom. Je bent sociaal naar de werknemer toe en in dit geval kies je ervoor het verlofverzoek te annuleren of terug te trekken.

Optie 2:  Er is minder werk vanwege de situatie rondom het coronavirus. Als werkgever zal je dan toch de balans op moeten maken. Uiteindelijk wil je namelijk niet dat als de situatie rondom het coronavirus voorbij is iedereen tegelijkertijd verlof opneemt, terwijl er dan weer genoeg werk is. In dit geval staat het gegeven: opgenomen is opgenomen. Dat de vakantie of het uitstapje geannuleerd is, is het eigen risico van de werknemer. Er is op dit moment sprake van overmacht voor zowel de werknemer als de werkgever.

3. Krijgen de medewerkers reiskosten?
Zet dan de reiskosten stop vanaf het moment dat ze niet meer gewerkt hebben. In Bitcare ga je naar een medewerker > vervolgens ga je naar het tabblad ‘arbeidsrelatie’ > hier kies je bij de betreffende afspraak voor ‘huidige afspraak aanpassen’ > geef een einddatum in, bijvoorbeeld 14 maart 2020.

4. Wil je de ‘corona afwezigheid’ van de medewerkers vastleggen?
Gebruik hiervoor het verloftype ‘bijzonder verlof’. De medewerkers kunnen je helpen door dit zelf aan te vragen.

Voorbeeld: Een medewerker werkt normaal 8 uur per dag, maar omdat er veel minder werk is, werkt de medewerker nu 5 uur per dag. De medewerker vraagt in de Bitcare medewerker app bijzonder verlof aan, waarbij je verzoekt om in het notitie veld aan te geven dat het ‘werkvermindering ivm corona’ betreft.

Je kunt er ook voor kiezen om het bijzonder verlof zelf voor de medewerkers in te voeren. Je gaat hiervoor naar de medewerker, tabblad ‘activiteiten’ > je kiest voor de palmboom en kiest voor verlof — overige > voer dan de datum en uren in zoals in onderstaande afbeelding:

5. Zet indien mogelijk de openbaar vervoer abonnementen stop
Heb je medewerkers met een abonnement op het openbaar vervoer? Dan is het raadzaam om na te gaan of er lopende abonnementen stopgezet moeten worden.

6. Het afhandelen van minder gewerkte uren
Doordat er minder kinderen worden opgevangen zal er ook minder werk zijn voor jouw medewerkers. Wanneer je de uren afhandeling via Bitcare doet, dien je wekelijks aan te geven wat je wilt met minder of meer gewerkte uren. Indien iemand een vast aantal uur op contract heeft, kun je de minder gewerkte uren afhandelen als ‘Vervallen’. Hierdoor blijft de uren afhandeling correct en worden nog steeds de juiste salarissen uitbetaald.

7. Wil je de betaling van de loonbelasting uitstellen naar een latere datum?
Je kunt een verzoek bij de belastingdienst indienen om je loonbelasting en sociale zekerheidspremies later te betalen. Je kunt ook uitstel aanvragen van IB, VPB en OB.

Lees verder over  ‘Uitstel van betaling van de loonbelasting en sociale zekerheidspremies’.

Bekijk ook al ons andere coronanieuws.