Bewaartermijnen GDPR/AVG

Als organisatie verwerk je persoonsgegevens waarvoor je een wettelijke grondslag hebt. Om problemen te voorkomen is het belangrijk voor je om te weten dat je de privacy rechten van betrokkenen niet zonder meer kunt uitoefenen omdat je moet voldoen aan de belastingwetgeving. Wanneer een werknemer aangeeft dat hij geanonimiseerd wil worden terwijl hij bij je dienst is, moet u dit verzoek weigeren. Immers voor het voeren van een juiste loonadministratie is dit een vereiste.

 

Hoe zit het dan precies met de bewaartermijnen rond de nieuwe GDPR/AVG wetgeving?

Bewaartermijn Belastingwetgeving.
De volgende fiscaal relevante basisgegevens dient u 7 jaar te bewaren:

Grootboek

Debiteurenadministratie

Crediteurenadministratie

Voorraadadministratie

In-en Verkoopadministratie

Loonadministratie

Uitzonderingen: Gegevens van onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Je moet jouw administratie ook 10 jaar bewaren als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

 

Hoe zit het dan precies met de bewaartermijnen?

 

Bewaartermijn Loonadministratie voor Werknemers en Ex-werknemers.
De volgende basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:

Persoonlijke gegevens

Naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat

Datum in dienst

Salarisadministratie

Arbeidsvoorwaarden

Afstandsverklaring
woon-werkverkeer

Afspraken in verband met levensloopregeling

Samenleving/partnerschap

 

Bewaartermijn loonadministratie voor Ex-werknemers.
De volgende basisgegevens dien je 5 jaar te bewaren:

Loonbelastingverklaringen

(ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)

Kopie identiteitsbewijs

Kopie tewerkstellingsvergunning

 

Bewaartermijn loonadministratie voor Ex-werknemers.
De volgende basisgegevens dien je 2 jaar te bewaren:

Arbeidsovereenkomsten

Beoordelingsverslagen

Correspondentie

 

Bewaartermijn sollicitanten.
De volgende basisgegevens dien je 1 jaar te bewaren:

Sollicitatiegegevens

(brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) met toestemming na afwijzing

Gegevens uit psychologisch onderzoek

 

Bewaartermijn sollicitanten.
De volgende basisgegevens dien je 4 weken te bewaren:

Sollicitatiegegevens

(brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) zonder toestemming na afwijzing

Gegevens uit psychologisch onderzoek

 

Andere zaken die voor je van belang zijn:

1. Een concurrentiebeding moet je bewaren zolang het beding van toepassing is

2. Opleidingen, gedurende dienstverband, plus indien werknemer opleidingskosten moet vergoeden na beëindiging van het dienstverband, gedurende die periode

3. Aanvraag voor opleiding door werknemer: tot afronding/afbreking opleiding

4. Afspraken over de loopbaan gelden tot realisatie

5. Ziektekosten bewaar je voor de duur van de verzekering tot vertrek

6. Loonbeslag moet je bewaren tot opheffing van het loonbeslag

7. Brieven op het gebied van jubilea bewaar je tot beëindiging van het dienstverband

8. Bij een arbeidsconflict worden gegevens langer bewaard, immers deze zul je nog nodig hebben

9. Geeft een ex-werknemer expliciete toestemming dan mogen gegevens ook langer bewaard worden

10. Bij een overname, fusie of faillissement kunnen personeelsdossiers overgedragen worden mits dit ordentelijk is gecommuniceerd aan de medewerkers. Je moet alleen de relevante gegevens overdragen en de medewerker recht op inzage geven

© 2011 - 2018 Copyright Bitcare B.V.

Door onze website te bezoeken gaat u automatisch akkoord met ons gebruik van cookies. Cookie-instellingen kunt u altijd aanpassen. Bekijk ons cookiebeleid (opgenomen in ons privacyverklaring.) om te zien welke cookies we gebruiken om onder andere onze website gebruiksvriendelijk te houden.