De vaste reiskostenvergoeding na 1 oktober 2021

Voorheen werd de vaste reiskostenvergoeding stopgezet wanneer een werknemer langdurig niet naar zijn of haar werkplek reist door bijvoorbeeld ziekte of thuiswerken. Sinds het begin van de coronacrisis heeft de belastingdienst zich coulant opgesteld en mocht de vaste reiskostenvergoeding onder voorwaarde doorbetaald worden. De regeling is meermaals verlengd maar per 1 oktober 2021 komt hier verandering in.

De laatste maanden van 2021

Naar alle waarschijnlijkheid is het nog steeds mogelijk om jouw medewerkers een onbelaste vaste reiskostenvergoeding te betalen over de periode 1 oktober tot en met 31 december 2021. Ook wanneer de medewerker nog veel thuiswerkt. Naast de voorwaarde dat de medewerker recht had op de onbelaste vaste reiskostenvergoeding op 12 maart 2020, komt er een extra voorwaarde aan: het 128-dagencriterium. De medewerker moet 128 reisdagen hebben gemaakt in 2021 om de vaste reiskostenvergoeding onbelast vergoed te krijgen.

Hierbij geldt dat alle werkdagen, dus ook alle thuiswerkdagen tussen 1 januari en tot 1 oktober 2021 meettellen als reisdag. Verlof, zoals vakantie en ziekte tellen niet mee als reisdag.

Vanaf 1 oktober tellen enkel de daadwerkelijke reisdagen mee. Thuiswerkdagen dus niet meer.

Naast het 128-dagencriterium heeft de medewerker 214 werkdagen per kalenderjaar. Indien de medewerker niet 5 dagen per week werkt, pas dan het aantal werkdagen (214) en de reisdagen (128) naar rato aan. Voldoet de medewerker aan deze voorwaarden, dan kan je de vaste onbelaste reiskostenvergoeding blijven doorbetalen.

Hoe verder in 2022?

Het reispatroon van de werknemers zal opnieuw bepaald moeten worden. Voor het vergoeden van de reiskosten zijn er twee mogelijkheden:

  1. Een vaste onbelaste reiskostenvergoeding die voldoet aan de 36 weken- of 128 dageneis.
  2. Een variabele reiskostenvergoeding aan de hand van kilometerdeclaraties.

Vaste reiskostenvergoeding

Wil je jouw medewerkers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken? Dan moet deze voldoen aan de 36 weken- of 128 dageneis. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

  • De onbelaste reiskostenvergoeding is maximaal 19 cent per kilometer;
  • Een kalenderjaar bestaat uit 214 werkdagen (hierbij wordt rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie en verlof);
  • Werknemers die altijd naar de vaste werkplek reizen, reizen in een kalenderjaar minstens 36 werkweken naar de vaste werkplek, of;
  • Werknemers die niet altijd naar de vaste werkplek reizen, reizen in een kalenderjaar minstens 128 dagen naar de vaste werkplek;

Wordt er aan deze uitgangspunten voldaan? Dan mag de onbelaste vaste reiskostenvergoeding verstrekt worden aan de medewerker. Deze wordt berekend aan de hand van de volgende formule: 214 * # kilometers per dag * 0,19. De uitkomst hiervan wordt gedeeld door 12 om op de maandelijkse vergoeding uit te komen.

Voldoet de medewerker niet aan de 36 weken-of 128 dageneis? Dan zal de reiskostenvergoeding op basis van nacalculatie verrekend moeten worden, of er wordt vooraf besloten dat de medewerker op de reiskostenvergoeding ontvangt op basis van kilometerdeclaraties.

Variabele reiskostenvergoeding

Werknemers zijn zelf verantwoordelijk voor het juist declareren van de daadwerkelijk gereden kilometers voor het woon-werkverkeer. Deze mag je als werkgever tot 19 cent onbelast vergoeden. Betaal je als werkgever een hoger bedrag dan 0,19 cent? Dan is het bedrag boven de 0,19 cent belast, tenzij je de werkkostenregeling (WKR) hiervoor gebruikt.

Lees ook: Vaste reiskostenvergoeding